Police vie privée

(département marketing et commercial)

Introduction

Cette police vie privée concerne les données qui sont récoltées et utilisées par le département commercial et marketing la SA MIMOB, dont le numéro BCE est le 0825.749.023 et dont le siège social est situé à 4000 LIEGE, Rue Natalis, n° 2, agissant sous le nom commercial « HORIZON GROUPE ». La société est représentée par Laurent Minguet en sa qualité d’Administrateur délégué.

Définitions

Autorité de contrôle : Une autorité de contrôle désignée par l’Etat membre en vertu de l’article 51 du RGPD. En Belgique il s’agit de l’Autorité de protection des données.

Clients : La personne physique ou morale qui réalise une commande auprès du Responsable du traitement ou pour laquelle le Responsable du traitement offre un service ou un bien.

Données à caractère personnel (ou Données) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne Concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Données sensibles : Données à caractère personnel liées à des aspects sensibles tels que l’identité raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, la religion ou toutes autres croyances, la santé ou tout état pathologique, les antécédents criminels, l’appartenance syndicale ou encore l’orientation sexuelle. Les données sensibles peuvent notamment être traitées avec le consentement de la personne concernée. Si la personne concernée communique des données sensibles, elle consent au Traitement de ces données par le Responsable du traitement.

Fournisseur : Personne physique ou morale qui fournit habituellement certains produits et services au Responsable du traitement.

Internaute : La personne physique qui visite la page web https://www.horizongroupe.com/fr/

Notification : L’information de l’Autorité par le Responsable de traitement, conformément à l’article 33 du RGPD, en cas de Violation de Données à caractère personnel.

Police vie privée : La présente police qui concerne la protection des Données à caractère personnel.

Prospect : Une personne qui pourrait potentiellement devenir un nouveau client, c’est-à-dire une personne que le Responsable du traitement cherche à atteindre afin de générer des ventes.

Responsable du traitement : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du Traitement, dans le cas présent il s’agit de la SA MIMOB, dont le numéro BCE est le 0825.749.023 et dont le siège social est situé à 4000 LIEGE, Rue Natalis, n° 2

Sous-traitant : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

Traitement : Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Violation : Une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmis, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

Quelles sont les Données collectées et dans quel but le Responsable du traitement conserve-t-il ces Données ?

1. 3.1. Principe

Conformément au RGPD, les Données sont collectées pour des finalités déterminées.

La collecte des Données doit également reposer sur l’un des fondements légaux prévus à l’article 6 du RGPD.

Si le Responsable du traitement décide d’utiliser les Données pour une autre finalité que celle reprise dans la Police, il fournira une information préalable à la Personne concernée au sujet de cette autre finalité.

Cette Police a pour but de présenter à la Personne concernée les finalités et les fondements qui s’appliquent à ses Données personnelles.

1. La Personne Concernée est un Client

Les Données des Clients sont notamment récoltées dans le cadre de la prospection des ventes, du suivi, de l’organisation d’événements, etc. Les Données récoltées sont :

Données d’identification personnelles : C’est-à-dire le nom, prénom, adresse postale, adresse e-mails, numéro de téléphone, …

Fondement légal	Finalité
Consentement	Marketing direct : envoi d’une newsletter ou d’un courrier postal
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Gestion de la clientèle, via la collecte de statistiques d’utilisation de l’ e-mailing
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle, par la réalisation d’un fiche signalétique client

Données relatives aux caractéristiques personnelles : C’est-à-dire la date de naissance, profession, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle, par la réalisation d’un fiche signalétique client

Données d’identification électroniques : adresse IP anonymisée, système d’exploitation, type de périphérique, localisation de la connexion (pays), langue préférée, date et heure de consultation, actions réalisées, identifiant, …

Fondement légal	Finalité
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Gestion de la clientèle : collecte de statistique de l’e-mailing
Consentement de la personne concernée	Amélioration de l’expérience utilisateur : Collecte de statistiques via le site web (détails des données dans la cookies policy)

1. La Personne Concernée est un Internaute

Les Données des Internautes sont récoltées lorsqu’ils visitent le site internet ou utilisent le formulaire de contact sur le site internet du Responsable du traitement. Les Données récoltées sont :

Données d’identification personnelles : Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale

Fondement légal	Finalité
Consentement de la personne concernée	Gestion des prospects, donnée récolée via le formulaire de contact sur le site web

Données d’identification électroniques : adresse IP anonymisée, système d’exploitation, type de périphérique, localisation de la connexion (pays), langue préférée, date et heure de consultation, actions réalisées, identifiant, …

Fondement légal	Finalité
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Gestion des prospects : collecte de statistique de l’e-mailing
Consentement de la personne concernée	Amélioration de l’expérience utilisateur : Collecte de statistiques via le site web (détails des données dans la cookies policy)

1. La Personne Concernée est un Prospect

Les Données des Prospects sont récoltées dans le cadre des activités de marketing et de prospection du Responsable du traitement. Les Données récoltées sont :

Données d’identification personnelles : nom, prénom, adresse postale et e-mail, numéro de téléphone …

Fondement légal	Finalité
Consentement de la personne concernée	Marketing direct : envoi d’une newsletter ou d’un courrier postal
Consentement de la personne concernée	Gestion des prospects : Collecte de données sur de nouveaux prospects via le parrainage ou lors d’événements
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Gestion des prospects : Collecte et encodage de données d’identification de nouveaux prospects via la page Facebook / réception d’appels / réception d’e-mail envoyé à info@horizongroupe.com

Données d’identification électroniques : adresse IP anonymisée, système d’exploitation, type de périphérique, localisation de la connexion (pays), langue préférée, date et heure de consultation, actions réalisées, identifiant, …

Fondement légal	Finalité
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Gestion des prospects : Collecte de statistiques d’utilisation de l’e-mailing, etc.

Combien de temps les Données sont-elles conservées ?

Le Responsable du traitement conserve les Données le temps nécessaire pour atteindre la finalité du traitement et respecter ses obligations.

Les durées de conservation sont déterminées sur plusieurs critères tels que le type de traitement, la finalité de celui-ci, le lieu où sont stockées les Données, le type de Personne concernée ou encore le type de Données collectées. La durée de conservation d’un traitement de Données particulier pourra être communiquée à la Personne concernée qui en fait la demande.

Le Responsable du traitement conserve en tout état de cause les Données conformément aux délais légaux de conservation.

Qui collecte les Données ?

Les Données peuvent être collectées par le Responsable du traitement ou par l’intermédiaire de l’hébergeur du site ou par les sous-traitants du Responsable du traitement. Les Données sont alors répercutées au Responsable du traitement.

Des données sont notamment collectées via les pages Facebook du Responsable du Traitement et via Google. Leur police vie privée peuvent être consultées via ces liens :

Facebook : https://www.facebook.com/privacy/explanation

Google : https://policies.google.com/privacy?hl=fr

La liste des Sous-traitants peut être communiquée sur demande.

Certains intermédiaires peuvent être établis dans un pays tiers en dehors de l’Espace Économique Européen qui garantit un niveau adéquat de protection des Données personnelles, tel que déterminé par la Commission européenne.

Lorsque les intermédiaires sont établis dans des pays qui n’accordent pas un niveau équivalent de protection de la vie privée, le Responsable du traitement prend des mesures spécifiques, conformément à la législation en matière de protection des Données en vigueur dans l’EEE afin de protéger les Données personnelles.

Comment les Données sont-elles collectées ?

Les Données sont collectées lors des échanges avec le Responsable du traitement de visu, par téléphone, courrier postal, e-mail ou fax, par le web (site internet du Responsable du traitement, réseaux sociaux, etc.) ou par ses sous-traitants.

Les Données peuvent également être collectées via des cookies (voir l’information spécifique à ce sujet).

Pourquoi collectons-nous vos Données ?

Les Données sont notamment collectées afin d’informer les prospects et les clients sur les services du Responsable du traitement, répondre à leur question, etc.

Les Données peuvent également être collectées dans un but de bonne exécution du contrat, ou être utilisées pour la gestion des Fournisseurs, des Clients et des contrats liés aux prestations de/pour ces derniers.

Elles peuvent également être utilisées pour :

Répondre à des demandes d’informations et assurer le suivi.
Informer des éventuels changements dans les services proposés et/ou les règlementations applicables.

Les Données peuvent également être recueillies afin de protéger les intérêts du Responsable du traitement, ainsi que ceux de ses partenaires et protéger ses services, faire respecter les conditions générales, la politique de confidentialité et tout texte applicable, formuler un éventuel recours ou limiter tout préjudice que le Responsable du Traitement pourrait subir.

Les Données peuvent enfin être récoltées dans l’intérêt légitime du Responsable du traitement ou d’un tiers et notamment à des fins de prospection.

Avec qui les Données seront-elles partagées ?

Les Données peuvent éventuellement être communiquées à des tiers en relation directe avec le Responsable du traitement, lorsque cela est nécessaire et notamment aux entités listées ci-dessous :

Les prestataires de services choisis par le Responsable du traitement, lesquels sont en charge de l’hébergement des sites internet, la mise à disposition d’infrastructures, les services informatiques, les services de courrier électronique, les services d’audit et tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ;
Les prestataires de services choisis par le Responsable de traitement, lesquels sont en charge de la fourniture du matériel, du transport et de la livraison ou de tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ;
Vers un potentiel repreneur, en cas de transfert (total ou partiel) des activités du Responsable du traitement (fusion, vente, transfert d’actifs, réorganisation judiciaire, etc.) ;
En cas de litige, les Données peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), lequel veillera également à respecter la législation applicable quant à ces informations.

La liste des prestataires peut être communiquée sur demande.

Comment les sécurisons-nous ?

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins :

Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
Des délais de conservation limités à 10 ansinf
Des accès au système d’information limités au personnel habilité et responsabilisé sur la protection des données personnelles ;

Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande.

De quels droits disposez-vous ?

En fonction du type de Traitement opéré sur les Données personnelles, la Personne concernée peut faire valoir plusieurs des droits suivants :

Droit à l’information

Toute Personne concernée par ces Données personnelles dispose d’un droit à l’information concernant les Données récoltées. C’est notamment par le biais de cette Police vie privée que le Responsable du traitement souhaite remplir cette information.

La Personne concernée qui souhaiterait obtenir plus d’informations sur les Données personnelles collectées pourrait se voir refuser cette demande dans les cas suivants :

La Personne concernée dispose déjà de ces informations ;
Si la demande nécessite des efforts disproportionnés ou impossibles ;
Si la fourniture de ces informations peut compromettre gravement la finalité du traitement.

Droit d’accès

Toute Personne concernée dispose d’un droit d’accès à ses Données personnelles.

Pour ce faire, la Personne concernée doit en faire la demande auprès du département concerné du Responsable du traitement afin que ce dernier puisse lui détailler les Données précises qu’il détient à son sujet, sous réserve des droits et libertés d’autrui qui ne peuvent être atteints.

Une réponse devra être apportée dans le mois de la demande réalisée par la Personne concernée. Cependant, ce délai pourra être prolongé d’un mois supplémentaire en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Dans cette dernière hypothèse, la Personne concernée en sera informée dans le mois qui suit sa demande de droit d’accès.

Le Responsable du traitement, est en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés pour éditer ces documents dans l’hypothèse où la demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès.

Droit de rectification

Toute Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes.

La Personne concernée peut également demander que des données incomplètes soient complétées, notamment en fournissant une déclaration complémentaire.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

Droit à l’effacement

La Personne concernée pourra prétendre au droit à l’effacement de ses Données dès qu’un des motifs suivants se présentera :

Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par le Responsable de traitement ;
La Personne concernée souhaite retirer son consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique à ce traitement ;
La Personne concernée s’oppose au traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du traitement ou par un tiers ;
La Personne concernée dispose d’un droit d’opposition dont elle fait usage ;
Les Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
Les Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis ;

Dans le cadre d’une telle demande, le Responsable du traitement prendra les mesures raisonnables en vue d’effacer ces données, et ce dans le mois de la demande. Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

Dans l’hypothèse où le Responsable du traitement ne souhaite pas faire droit à cette demande, son refus sera motivé.

Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement de ces données est nécessaire :

à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;
pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévu par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;
à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
à des fins archivistiques ou statistiques prévues à l’article 89 du RGPD.

Droit à la limitation du traitement

La Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsqu’un des éléments suivants s’applique :

l’exactitude des Données à caractère personnel est contestée par la Personne concernée, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
le traitement est illicite et la Personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
le Responsable du traitement n’a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la Personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
la Personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de son droit d’opposition, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la Personne concernée.

Cette demande de limitation implique que les Données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec le consentement de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

Droit à la portabilité

Lorsque le traitement des Données personnelles de la Personne concernée est fondé sur le consentement que cette dernière a donné, ou sur un contrat, et que ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, et pour autant que les données n’aient pas été anonymisées, la Personne concernée peut demander à recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

La Personne concernée pourra transmettre ces données à un autre responsable du traitement, sans que Le Responsable du traitement ne puisse y faire obstacle.

Droit d’opposition

La Personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des Données à caractère personnel la concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du Responsable du traitement, y compris le profilage basé sur ces intérêts.

La Personne concernée pourra également s’opposer à un traitement de Données qui repose sur son consentement ou sur un contrat pour autant que les données aient été récoltées à des fins de prospections ou des fins archivistiques et statistiques.

Le Responsable du traitement ne traitera plus ces données, sauf s’il démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

11. Comment pouvez-vous faire valoir vos droits ?

Une demande d’information peut être déposée en interne, via l’adresse mail : info@horizongroupe.com

Dans l’hypothèse où le suivi donné à votre demande ne convient pas, il vous est toujours possible d’exercer l’un des droits prévus ci-dessus, ou de porter plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

Vous pouvez la contacter de la manière suivante :

- Par téléphone : (+32) (0)2 274 48 00 
- E-mail : contact@apd-gba.be
- Formulaire de contact en ligne :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte

- Par courrier : Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique 
- Fax: (+32) (0)2 274 48 35

Dernière mise à jour : juillet 2020.